FremdriftNyheder

Har din virksomhed også udfordringer med korrekt lønudbetaling?

I en tid, hvor lovgivningen ændrer sig med stigende hast og bliver stadigt mere kompleks, har det aldrig været vigtigere at processen ved lønudbetalinger er smidig og effektiv, både i forhold til at få et korrekt regnskab og i forhold til den enkelte medarbejders lønudbetaling.

Herudover har medierne og fagforeningerne haft stigende fokus på fejl i lønsedlerne. På den baggrund gennemførte EY tidligere på året en undersøgelse for at få belyst problematikken på lønområdet.

Rapporten slår fast, at 40 % af virksomhederne har et utilstrækkeligt beredskab ved lønbehandlerens fravær, opsigelse, sygdom, ferie etc. Samtidig halter det med at holde sig opdateret på den nyeste faglige viden. Rapporten viser, at i 85 % af de adspurgte virksomheder har lønmedarbejderen ikke været på faglige opdateringskurser det seneste halve år. I denne periode var der blandt andet nye overenskomster.

Hele rapporten kan læses her.

Hvorfor er en korrekt lønseddel så stor en udfordring?
Løn bliver mere og mere komplekst og nærmest ugennemskuelig for nogen. En anden og meget væsentlig faktor er, at de opgaver, der skal løses i lønprocessen, har forandret sig over de seneste år, med det resultat, at der kræves andre kompetencer, og at der er behov for konstant kompetenceudvikling på lønområdet. Endelig implementeres der tidsregistreringssystemer, som er det centrale i lønprocessen, men som kræver både tid og andre ressourcer end selve lønkørslen og afstemningerne.

Vores erfaring er, at hele lønprocessen ikke kan løses af en og samme person. Ikke kun på grund af den tidsmæssige faktor, men også på grund af de forskelligartede kompetencer det kræver. Vi ser derfor ofte, at dele af lønprocessen ikke er optimal enten på grund af manglende kompetencer eller manglende ressourcer.

Har din virksomhed udfordringer med korrekt løn, er det derfor vigtigt at få analyseret:

  • Hvor opstår fejlene?
  • Har virksomheden de rette ressourcer og kompetencer?
  • Hvad sker der med kvaliteten, hvis lønmedarbejderen får den berømte tagsten i hovedet?

Hvor opstår fejlene?

I lønsystemet 

  • Lønsystemet foretager den endelige beregning af beløbene
  • Lønsystemet overholder lovgivningen

I input fra f.eks. tidsregistreringssystemet

  • Tidsregistreringerne leverer grundlaget for enheder/fravær
  • Tidsregistreringerne overholder overenskomster og lokalaftaler

I samspillet mellem input og lønsystemet

  • Input modtages ikke korrekt i lønsystemet og behandles derfor forkert i lønsystemet

Fejlene kan ligge alle steder. Vores erfaring er, at den største fejlkilde stammer fra inputtet. Vi oplever, at flere og flere bruger ressourcer på at skifte lønsystem eller udbyder uden at opnå den forventede forandring i kvaliteten af lønudbetalingen, da fejlkilden er i input. Ved forkert input bruger lønmedarbejderen ressourcer på manuelle tilretninger i lønsystemet for at sikre, at det ikke giver et forkert output (lønseddel). Dette er både meget tidskrævende og en svær opgave at udføre. Forkert input = forkert output.

Gennemgang af lønprocessen

Vi anbefaler derfor, at virksomheden altid starter med at gennemgå selve lønprocessen fra A-Z fra skabelsen af input til output for at lokalisere fejlkilden.

Vi kender det alle, det kan være svært at se mulighederne for forandring, når man selv sidder i det. Vi kan derfor tilbyde at gennemgå netop jeres lønproces og komme med konkrete anbefalinger til, hvad der evt. kan forbedres. 

Lønprocesgennemgangen vil indeholde:

  • Den overordnede godkendelsesproces – er den tilstrækkelig og overholdes den?
  • Er der klare retningslinjer for lønprocessen? Overholdes de?
  • Overholdes overenskomster og lokalaftaler? Er disse implementeret korrekt?
  • Foreligger der en klar funktionsadskillelse mellem udarbejdelse af lønnen, godkendelse og afstemninger?
  • Er der udarbejdet de nødvendige procedurebeskrivelser, så løn kan udbetales, hvis lønbogholderen rammes af den ”berømte tagsten”?
  • Er der helt styr på saldi vedr. ferie, feriefridage, afspadsering og fritvalgskonto?
  • Foretages afstemninger mellem finans/e-indkomst, lønsystem/e-indkomst og finans/lønsystem?
  • Lønprocessen med lønmedarbejderens øjne – er det en god proces og hvad kan evt. forbedres?
  • Lønprocessen med virksomhedens øjne – anvendes ressourcerne optimalt i forhold til sårbarheden? Hvad kan/skal ændres?

Hos EY løser vi opgaven ved at tage en snak med både virksomheden og lønbogholderiet. Herefter udarbejder vi en rapport, som vil indeholde de forslag til forbedringer, vi konstaterer, og en tjekliste, så det er muligt straks at gå i gang med de ønskede tiltag.

Vi kommer meget gerne ud til en uforpligtende snak, om de muligheder EY har, for at hjælpe netop din virksomhed.

Kontakt

Anne Holst, 2529 4710, anne.holst@dk.ey.com