FremdriftNyheder

Stort potentiale for effektivisering af kundeordrer

EY’s netop gennemførte survey om lager og logistik viser, at der er et stort uudnyttet potentiale for besparelser, når det kommer til håndtering af kundeordrer. Undersøgelsen viser blandt andet, at mail og telefon er kundernes foretrukne måde at afgive deres ordrer på. Dermed kan der være større effektiviseringsgevinster at hente f.eks. ved at implementere mere effektive metoder til håndtering af kundeordrer.

EY har i perioden 1. til 15. november 2017 gennemført en elektronisk undersøgelse blandt virksomheder med mange kundeforsendelser med forskellige spørgsmål til lager og logistik. Spørgsmålene har blandt andet drejet sig om modtagelse og ekspedition af kundeordrer, benyttelse af eksterne speditører, ydelser i forbindelse med levering af varer etc., og del af svarene er på mange måder overraskende.

Mail og telefon i høj kurs

Et meget centralt spørgsmål i undersøgelsen er, hvordan ordrene modtages fra kunderne. Hvis ordremodtagelsen er meget manuel, vil tiden for behandling af den enkelte ordre oftest være længere. Samtidig indebærer en manuel behandling en højere risiko for fejl, idet data skal overføres manuelt fra et system/medium til et andet. Måden at afgive ordrer på giver derfor en vigtig indikator på et eventuelt rationaliseringspotentiale.


  
Undersøgelsen viser, at hele 83% af de deltagende virksomheder modtager kundeordre via mail, mens 73% af virksomhederne modtager ordre pr. telefon. 46% af virksomhederne får ordrer gennem udekørende sælgere, og 44% modtager ordrer via hjemmeside. Kun 8% af virksomhederne modtager ordrer ved hjælp af EDI.

Lavere omkostninger

Undersøgelsen indikerer, at der er muligheder for at optimere og effektivisere ordremodtagelsen fra kunderne. Konsekvensen af en sådan optimering vil være et mindre tidsforbrug ved ekspedition/behandling af den enkelte kundeordre samtidig med en lavere risiko for fejl.

En manuel modtagelse af en kundeordre vil hos mange virksomheder i gennemsnit tage 10 min. afhængig af antallet af kontroller/check, antal ordrelinier og leveringsmåde. Vælger virksomheden derimod en portalløsning, hvor kunden via hjemmesiden selv bestiller varerne, vil det gennemsnitlige tidsforbrug kunne reduceres væsentligt. Med en god integration til økonomisystemet vil langt hovedparten af kundeordrerne kunne modtages mere eller mindre automatisk. Kun i de tilfælde, hvor eksempelvis kundens kreditmaksimum er overskredet, eller kunden har forfaldne fakturaer, vil en kundeordre kræve manuel indgriben eller stillingtagen.

Dataanalyse
En optimering af ordremodtagelsen kan for den enkelte virksomhed i mange tilfælde godt være en større opgave med en række forhold, som der skal tage hensyn til.
For at skabe det nødvendige overblik er det derfor en god idé indledningsvis at gennemføre en dataanalyse af de modtagne kundeordrer. En sådan analyse giver en komplet kortlægning af samtlige kundeordrer fordelt på en række parametre som eksempelvis:

  • Størrelse
  • Kundetype
  • Indgangskanal
  • Salgsperson

Disse data vil kunne kobles med tidspunktet for modtagelse og afsendelse, og en ekspeditionstid kan således beregnes. Virksomheden får med dataanalysen et faktuelt fundament for dels at identificere placering og omfang af problemerne dels at prioritere den efterfølgende indsats.

Optimering af processerne

Når problemerne først er indkredset, vil næste skridt være at foretage en gennemgang og kortlægning af de væsentlige arbejdsprocesser, herunder at sammenligne de fysiske og systemmæssige processer. Procesgennemgangen muliggør konkret at udpege, hvor og hvori problemerne består og vil således være nøglen til en løsning/optimering.

Mulige optimeringer kan for eksempel være:

  • Omlægning af arbejdsprocesser
  • Bedre anvendelse af IT
  • Større integration af forskellige IT-systemer
  • Tilpasning af arbejdstider

Hvordan kan EY hjælpe?

EY har en mangeårig erfaring med optimering med optimering af lager- og logistikfunktionen. Vi tager gerne en uforpligtende snak om dine muligheder for at forbedre modtagelsen af kundeordrer eller andre områder inden for lager og logistik.

Kontakt

Niels Larsen, telefon 2529 6398, niels.larsen@dk.ey.com
René Hasbo, telefon 2529 4718, rene.hasbo@dk.ey.com