FremdriftNyheder

Er du klar over, at du kan effektivisere din lønproces med op til 75 %?

Effektivitet er nøgleordet også på lønområdet. Bruger din virksomhed ressourcerne på lønadministration på den mest effektive måde på det stadigt mere komplekse område lønadministration, eller er der brug for en gennemgang af hele lønprocessen fra input til output for optimering af ressourcerne? Denne lønproces-gennemgang kan EY hjælpe din virksomhed med.

Læs om hvordan Herning Vand effektiviserede lønadministrationen.

Effektiv lønbehandling

Vores erfaring er, at langt de fleste får udbetalt korrekt løn, men tunge arbejdsprocesser, manuelle tasteopgaver og lønsystemer, der ikke er opdaterede, er nogle af de store syndere, der kan gøre arbejdet tungt i lønafdelingen. Med erfaring fra en lang række optimeringsprojekter i lønafdelinger har vi i EY fået et godt indblik i det store effektiviseringspotentiale, der gemmer sig i denne funktion.

Hvad skal der til for at effektivisere lønadministrationen:

Klik for større billede her

  1. Hvem skal vi planlægge for? Hvilket værktøj skal vi anvende?
  2. Skal vi registrere timer? Kan vi bruge timenormen? Timer på projekter?
  3. Fraværsstatistik? Hvem registrerer og godkender fravær? Refusionsansøgninger til tiden?
  4. Hvordan kommer dataene ind? Samlet tid på processen? Godkendelse? Personale backup? Input = Output
  5. Effektive processer for afstemninger? Afstemning af e-indkomst?

 

• Er der klare retningslinjer for lønprocessen?

  • Få beskrevet hvad der rent faktisk sker, når der laves løn. Ved du ikke, hvad der foregår i afdelingen, kan du heller ikke stille spørgsmålstegn ved status quo.
  • Ved at udarbejde procesbeskrivelser for lønbehandlingen, kan I opdage uhensigtsmæssigheder i arbejdsgangene, som hverken leder eller lønmedarbejderne var klar over. Når man sidder med de samme opgaver hver dag i flere år i træk, kan det være svært at beskrive, hvad man præcis gør, da dette ofte sidder ubeskrevet på rygraden.

• Er der udarbejdet de nødvendige procedurebeskrivelser, så løn kan udbetales, hvis lønbogholderen rammes af den ”berømte tagsten”?

  • Udover at gentænke processer og rutiner i lønafdelingen, vil en procesbeskrivelse også mindske sårbarhed ved sygdom, fravær eller fratrædelse. Mange virksomheder er ekstremt personafhængige, når det gælder løn. Nogle steder udgøres lønafdelingen af én enkelt person, og nogle steder er det sågar kun lønbogholderen, der har adgang til lønsystemet.  Med grundige og dybdegående procesbeskrivelser er det muligt for en backup at tage over, hvis lønmedarbejderen er fraværende.

• Den overordnede godkendelsesproces – er den tilstrækkelig og overholdes den?

• Foreligger der en klar funktionsadskillelse mellem udarbejdelse af lønnen, godkendelse og afstemninger?

• Er der helt styr på saldi vedrørende ferie, feriefridage, afspadsering og fritvalgskonto?

• Foretages afstemninger mellem finans/eIndkomst, lønsystem/eIndkomst og finans/lønsystem?

• Får lønmedarbejderen den nødvendige kompetence udvikling?

  • Det er nemt at tro, at løn er en udpræget rutineopgave, hvor de samme trin skal gennemgås på samme måde hver eneste måned. Langt hen af vejen er lønbehandlingen også afhængig af, at tingene gøres på samme måde hver gang – men det betyder ikke, at processen er fuldstændig statisk. Særlig det input, der i sidste ende bliver til løn, er under konstant forandring.
  • Der træffes politiske beslutninger og ændringer i lovgivning og overenskomster, som har indflydelse på lønnen.
  • I mange virksomheder er det en udfordring at holde lønmedarbejderne fagligt opdaterede. Det skyldes især, at lønadministrationen ofte er ganske isoleret fra resten af virksomheden – og nogle steder udgøres af en enkelt person.

• Er der styr på input?

  • Hver måned strømmer det ind med input til lønafdelingen. Der ligger ofte et stort effektiviseringspotentiale gemt i input fra resten af virksomheden. Lønafdelingen modtager forskellige typer variabelt input. Variabelt input er alt det, der ændrer sig på månedsbasis – timer og fravær, udlæg, bonus, kørsel, overarbejde etc. Kommer dette input i mange forskellige formater, der ikke er struktureret på én måde, så det kan læses direkte ind i lønsystemet, skal lønmedarbejderen manuelt taste alle disse informationer ind – og jo mere manuelle disse arbejdsgange bliver, desto længere tid tager det. Og desto større bliver risikoen for tastefejl.

Bliver de manuelle tasteopgaver kortlagt og kritisk gennemgået, opdages det ofte, at en del af disse kan automatiseres.

Gennemgang af lønadministration

Vi kan tilbyde at gennemgå netop jeres lønadministration og komme med konkrete anbefalinger til, hvad der evt. kan forbedres.

Vi løser opgaven ved, at der kommer 1-2 konsulenter ud og tager en snak med både virksomheden og lønadministrationen. Derefter gennemgår vi hele proceduren med udarbejdelse af lønnen, herunder tilstedeværende procedurebeskrivelser.

Vi gennemgår lønprocessen fra medarbejder-input over leder til selve lønudbetalingen. Dette tager ca. én dag for virksomheder med op til ca. 100 ansatte. Derefter udarbejder vi en rapport over, hvad vi har konstateret. Rapporten vil også indeholde forslag til det, vi konstaterer, kan forbedres – og en tjekliste, så det er muligt straks at gå i gang med de ønskede tiltag. Efterfølgende fremlægger vi en rapport og tjekliste for virksomheden, der så beslutter hvilke tiltag, der skal arbejdes videre med.

Vi kan hjælpe med implementeringen, hvis det ønskes, men rapporten er til fri afbenyttelse og således ikke afhængig af køb af yderligere timer.

Vi kommer meget gerne ud til en uforpligtende snak om de muligheder, EY har for at hjælpe netop din virksomhed.

Kontakt

Anne Holst, Afd.Leder Payroll & HR Business Services
Tlf: 2529 4710
Mail: anne.holst@dk.ey.com