Fremdrift

Indtast dit søgeord

Udlægshåndtering – Har I styr på jeres kvitteringer?

Har I sælgere, konsulenter eller andet personale ansat, som er på farten?

Virksomheder med personale og arbejdsopgaver, der ikke foregår på kontoret, ved, hvor stor en udfordring det kan være at bevare overblikket over de forskellige kontantudlæg og betalinger, der er foretaget med firma- eller privatkort.

Det klassiske scenarie

I dag har hovedparten en smartphone ved hånden. Derfor er det også nemt og hurtigt at tage et billede af kvitteringen, som herefter kan mailes til bogholderen eller administrationen. Herefter skal bogholderen typisk sørge for, at informationerne fra kvitteringen indtastes, godkendes og bogføres i virksomhedens økonomisystem. I nogle tilfælde afleveres kvitteringerne i én samlet bunke, hvorefter bogholderen efterlades med oprydningsarbejdet.

Den klassiske udlægshåndtering er sjældent effektiv. Og hvad sker der i øvrigt, når den fysiske kvittering er forsvundet, eller billedet er for sløret til, at alle informationerne kan aflæses?

Effektiv udlægshåndtering

Med de rette digitale værktøjer til håndtering af udlæg foretaget med privat- eller firmakort er du og din virksomhed fri for disse bekymringer og ineffektivitet.

Udlægshåndteringen bør ske hurtigt, nemt og effektivt, og med sådanne værktøjer har I mulighed for at tage et billede af kvitteringen, indtaste de relevante informationer med det samme, sætte godkendelsesproceduren i gang og holde øje med, hvornår det givne bilag er godkendt.

Efter godkendelse kan udlæggene overføres og bogføres i virksomhedens økonomisystem. Man begrænser dermed den administrative byrde, der ofte lander hos bogholderen, da informationer tilknyttes bilaget løbende af de respektive medarbejdere, som foretager udlæg (fremfor at bogholderen må stå for indhentning af de relevante oplysninger efterfølgende).

Idéen er illustreret nedenfor. Foruden håndtering af udlæg vil sådanne systemer i nogle tilfælde kunne understøtte jeres administrative håndtering af kørsel, diæter samt momsrefusioner.

Ønsker du at høre mere om jeres muligheder for at optimere og effektivisere sags- og servicestyring?’

Vores team hos EY Net Source A/S har mange års erfaring med uvildig rådgivning og implementering af ERP-løsninger for SMV-segmentet. Gennem tiden har vi ligeledes assisteret mange af vores kunder med at integrere systemværktøjer indbyrdes. Det gælder sig en bred vifte af værktøjer såsom udlæg.

Vi tilstræber en opsætning, som frigør tid fra tunge manuelle processer, således at tiden kan allokeres til andre og mere værdiskabende processer.

Det er samtidig vores erfaring, at den digitale omstilling understøttes bedst, når der tages hensyn til helheden. Det betyder, at hensynet til både mennesker (HR), processer og systemer samt den indbyrdes relation varetages. Dette vil derfor være gennemgående for hele assistancen.

Kontakt EY Net Source A/S for en uforpligtende snak om et setup, som matcher lige netop din virksomheds behov.

Læs også vores artikel om, hvordan du håndterer overgang til ny økonomistystemløsning.

Andre relevante artikler

Kontakt

Er du interesseret i vores ydelser? Vil du lave en forespørgsel? Kontakt os via nedenstående formular og vi vender tilbage så snart vi kan. Du kan også kontakte et lokalt kontor.

Abonner på EY's nyhedsbreve

EY udgiver en række nyhedsbreve, der er relevante for små og mellemstore virksomheder. Nyhedsbrevene er gratis og indeholder korte artikler, der beskriver aktuelle lovkrav og udfordringer, samt fakta og inspiration til virksomhedsejere, direktører, økonomichefer m.fl. Du tilmelder dig via nedenstående link.

Få nyheder fra EY

Vil du have hjælp?

Hvordan kan du udvikle din virksomhed?

Vi har lang erfaring med de udfordringer, som du og din virksomhed står overfor - uanset om der er tale om revision, regnskab, skat eller anden rådgivning.