Fremdrift

Indtast dit søgeord

Optimér din sagsstyring med effektiv systemintegration

Verden byder os i dag, at vi skal arbejde hurtigere og mere effektivt end for bare få år siden. Efter vores opfattelse er det ikke et spørgsmål om at arbejde hårdere, men derimod om at gøre tingene på en mere effektiv måde, så tiden, der bruges på manuelle processer, minimeres.

Spørgsmålet er derfor følgende:

Hvordan sørger du for, at sagsstyringen udføres på en mere effektiv måde, så der kan frigøres tid til værdiskabende kerneopgaver i din virksomhed?

Virksomheder med sags- og servicestyring har ofte gode muligheder for at optimere de administrative processer. Det kan dog synes uoverskueligt at finde det bedst egnede system, som tilfredsstiller jeres behov. Der er nemlig stor forskel på funktionaliteten i de enkelte systemer, og samtidig er der stor forskel på muligheden for at integrere disse med din virksomheds øvrige set-up.

Planlægning

Når vi besøger virksomheder, oplever vi ofte, at der buges megen tid og dermed penge på uoverskuelige planlægningsprocesser, hvor man risikerer at miste nogle af opgaverne, eller at ekstraarbejdet aldrig bliver viderefaktureret.

En lang række sagsstyringssystemer er kendetegnet ved, at de bidrager til netop planlægningsoverblikket for igangværende såvel som færdigmeldte projekter og/eller services. Dermed åbnes der mulighed for en nem, tilgængelig og i øvrigt fleksibel planlægningsallokering, idet den sagsansvarlige har mulighed for at tildele medarbejdere og øvrige ressourcer direkte, hvorefter de relevante informationer er tilgængelige for øvrige relevante medarbejdere, mens de ligeledes kan registrere tid, ekstraarbejde og materialeforbrug. Således kan man nemt holde styr på, hvornår hvilke ressourcer er optaget, hvad der er tilgængeligt, når et nyt projekt skal bemandes, mens de løbende projektregistreringer understøtter virksomheden i evaluerings- og faktureringsøjemed. Alt dette vil ofte kunne håndteres direkte fra mobile enheder såsom tablets og smartphones.

Medarbejdernes direkte registreringer i sådanne sagsstyringssystemer sparer typisk virksomheden for en del efterfølgende papir- og tastearbejde. Derudover understøttes overlevering af information på tværs af medarbejderne. Alt sammen noget, der sænker risikoen for fejl.

Den største gevinst er måske, at virksomheden ikke risikerer at tabe penge på manglende viderefakturering af ekstraarbejde, da kunden faktisk kan faktureres i samme øjeblik, at arbejdet afsluttes, mens der samtidig er mulighed for at udføre efterkalkulationer af de færdigmeldte projekter.

Projektbudgettering og evaluering

Når vi besøger virksomheder, bruger vi ofte meget tid på at drøfte ønsker og behov for projektbudgettering, ledelsesoverblik og nøgletal.

Behovet og omfanget afhænger mange gange af projekternes størrelse, kompleksitet/ensartethed og varighed. Derfor er det relevant for virksomheder, at man i forbindelse med systemvalg gør sig nogle tanker om, hvordan man ønsker løbende at evaluere på projekterne.

De forskellige systemer på markedet bidrager med forskellige muligheder. Nogle er meget smidige med mulighed for specialtilpasninger, mens andre har et fastdefineret ledelsesoverblik.

Begge dele kan være hensigtsmæssigt, afhængigt af virksomhedens behov. Således vil nogle systemer kunne supportere den indledende forkalkulation for projekter og den løbende evaluering af projekterne. Endelig vil nogle systemer afslutningsvis kunne understøtte efterkalkulationen, når projekterne fær-digmeldes.

Herudover vil nogle systemer ikke blot bidrage med beregninger, men også give mulighed for at opsætte visualisererede ledelsesoverblik, herunder med angivelse af færdiggørelsesgrad, overskudsgrad m.v. på de enkelte projekter. Endvidere kan de anvendte ressourcer og fordelingen af disse synliggøres.

Dokumentation og kvalitetssikring

I dag kan et sags- og servicesystem være meget mere end blot planlægning, kalkulationer og tidsregistrering. Derfor er det vigtigt, at I som virksomhed vurderer jeres egentlige behov.

Er det fx relevant for jer at kunne dokumentere jeres arbejde med billeder og notater samt udfylde kvalitetssikringsrapporter ude hos kunden (med eventuelle signaturer)?

Hvis dette er relevant, vil det i mange tilfælde være fordelagtigt at tænke det ind i en samlet løsning for at gøre funktionerne let tilgængelige for medarbejderen, men også således at dataene efterfølgende opbevares hensigtsmæssigt.

Ønsker du at høre mere om jeres muligheder for at optimere og effektivisere sags- og servicestyring?

EY Net Source A/S kan hjælpe jer videre. Vores team har mange års erfaring med uvildig rådgivning og implementering af ERP-løsninger for SMV-segmentet. Gennem tiden har vi ligeledes assisteret mange af vores kunder med at integrere systempakker indbyrdes.

Vi tilstræber en opsætning, som frigør tid fra tunge manuelle processer, således at tiden kan allokeres til andre og mere værdiskabende processer.

Det er samtidig vores erfaring, at den digitale omstilling understøttes bedst, når der tages hensyn til helheden. Det betyder, at hensynet til både mennesker (HR), processer og systemer samt den indbyrdes relation varetages. Dette vil derfor være gennemgående for hele assistancen.

Kontakt EY Net Source A/S for en uforpligtende snak om et setup, som matcher lige netop din virksomheds behov.

Læs også om:

Andre relevante artikler

Kontakt

Er du interesseret i vores ydelser? Vil du lave en forespørgsel? Kontakt os via nedenstående formular og vi vender tilbage så snart vi kan. Du kan også kontakte et lokalt kontor.

Abonner på EY's nyhedsbreve

EY udgiver en række nyhedsbreve, der er relevante for små og mellemstore virksomheder. Nyhedsbrevene er gratis og indeholder korte artikler, der beskriver aktuelle lovkrav og udfordringer, samt fakta og inspiration til virksomhedsejere, direktører, økonomichefer m.fl. Du tilmelder dig via nedenstående link.

Få nyheder fra EY

Vil du have hjælp?

Hvordan kan du udvikle din virksomhed?

Vi har lang erfaring med de udfordringer, som du og din virksomhed står overfor - uanset om der er tale om revision, regnskab, skat eller anden rådgivning.