Fremdrift

Indtast dit søgeord

Hands on – om indberetning og evt. indbetaling af indefrosset ferie

Text in English will follow after the Danish article below.

Lov om forvaltning og administration af tilgodehavende feriemidler er nu blevet vedtaget. I den forbindelse opstår en række spørgsmål om, hvordan man som arbejdsgiver skal håndtere indberetninger og eventuelt indbetalinger til Fonden Lønmodtagernes Feriemidler (”Fonden”). Det ser vi nærmere på i denne artikel.

Opgørelse af beløb, der skal indberettes til Fonden

For medarbejdere, der holder ferie med løn, og som fortsat var ansat pr. 31. august 2020, skal de tilgodehavende feriemidler opgøres som 12,5 % af den ferieberettigede løn, der er optjent i perioden fra den 1. september 2019 til den 31. august 2020. For lønperioder på tværs af hele måneder, og hvor lønnen ikke optjenes på baggrund af flere måneder, fremføres lønnen til lønperiodens slutdato.

Den beregning, der foretages, er således den samme, som man normalt har foretaget for en fratrædende funktionær. Det betyder også, at ferietillægget på de 1 % er indeholdt i de 12,5 %, der beregnes, og medarbejderne har derfor ikke krav på 1 % yderligere af den optjente ferieberettigede løn udover de 12,5 %. Hvis der er aftalt et højere ferietillæg end 1 %, vil det bero på en konkret vurdering, om medarbejderen på anden vis skal kompenseres for den forhøjede del af ferietillægget.

At der skal opgøres 12,5 % medfører et behov for periodisering, som fx er særligt relevant ved bonusudbetalinger. Her skal man have slået fast, om bonussen er optjent i perioden fra den 1. september 2019 til 31. august 2020, idet den i så fald skal medregnes i den ferieberettigede løn for perioden – uagtet at der først sker udbetaling af bonussen på et tidspunkt efter periodens udløb.

Opsummerende kan det altså fastslås, at beregningen således ikke kan foretages udelukkende på baggrund af oplysninger indberettet til e-indkomst, idet der i en række tilfælde er forskel på den ferieberettigede løn og den løn, der skal indberettes/er blevet indberettet til e-indkomst.

For medarbejdere, der holder ferie med feriegodtgørelse, er der løbende sket indberetning og indbetaling til FerieKonto eller en anden privat feriekasse. Arbejdsgiver vil derfor ikke skulle indberette til Fonden for denne gruppe medarbejdere, idet pligten til indberetning og indbetaling i disse tilfælde ligger ved FerieKonto hhv. den private feriekasse.

Indberetning til Fonden

Virksomhederne skal inden 31. december 2020 indberette alle skyldige feriemidler sammen med antal optjente feriedage for hver enkelt medarbejder til Fonden. Indberetningen skal via e-indkomst- systemet på virk.dk under følgende link.

Likviditet

Det ligger fast, at der skal ske indberetning til Fonden senest den 31. december 2020, men at den efterfølgende afregning af feriemidler til Fonden er frivillig i de tilfælde, hvor virksomhederne ikke allerede måtte have afregnet til FerieKonto eller en privat feriekasse (for medarbejdere der modtager feriegodtgørelse samt funktionærer der er fratrådt inden 31. august 2020). Virksomhederne kan således vælge enten at foretage indbetaling af feriemidlerne optjent i overgangsåret eller at beholde feriemidlerne i virksomheden og herefter foretage indbetalingerne løbende, som de enkelte medarbejdere opnår krav på at få midlerne udbetalt fra Fonden.

Det er muligt for virksomhederne at vælge, om de vil indbetale helt ned på individniveau. Det kan derfor vælges, at man fx alene beholder feriemidlerne for en bestemt gruppe af medarbejdere.

Virksomheder, der vælger at beholde feriemidlerne, skal hvert år senest den 31. august bekræfte over for Fonden, at de fortsat ønsker at beholde feriemidlerne. Den første tilkendegivelse skal først ske på Fondens hjemmeside senest den 31. august 2021.

Hvert år i juli (første gang i 2021) får virksomheder, der har valgt at beholde feriemidlerne en opkrævning fra Fonden på de feriemidler, der lovpligtigt skal indbetales med indbetalingsfrist i september, for de medarbejdere der i perioden fra 1. marts samme år og frem til udgangen af februar det efterfølgende år har opnået folkepensionsalderen eller som har fået udbetalt deres feriemidler af andre grunde end opnåelse af folkepensionsalderen fx ved død, førtidspension eller udrejse. Beløbene, der opkræves, er tillagt den indeksering virksomhederne skal svare på årlig basis for at få lov til at beholde feriemidlerne i virksomheden indtil indbetalingstidspunktet. Den første ordinære opkrævning fra Fonden vil finde sted i juli og august 2021, og den årlige opkrævning skal indbetales senest 1. september samme år.

Indeksering

Feriemidlerne vil blive indekseret fra og med 1. september 2020 til og med den måned, hvori feriemidlerne indbetales til Fonden. Det betyder, at også virksomheder, som har besluttet sig for at indbetale feriemidlerne til Fonden på først mulige indbetalingstidspunkt (forventeligt oktober 2021), vil skulle indeksere feriemidlerne frem til det tidspunkt, hvor der rent faktisk sker indbetaling.

Den sats, som de indefrosne feriemidler skal indekseres efter, fastsættes første gang senest den 31. maj 2021 og gælder bagudrettet for indefrosne feriemidler i perioden 1. september 2020 til 31. maj 2021.
Efterfølgende vil satsen blive fastsat og offentliggjort i Virk.dk’s selvbetjeningsløsning én gang årligt.

Inden udgangen af juli hvert år offentliggøres den indeksering af de indefrosne feriemidler, der gælder bagudrettet for perioden 1. juni i foregående år til 31. maj i indeværende år.

Feriemidler, der bliver indbetalt til Fonden i løbet af året, indekseres pr. påbegyndt måned, der er forløbet ind til indbetaling. Man vil således alene blive opkrævet en forholdsmæssig indeksering, hvis man frivilligt indbetaler indefrosne feriemidler i løbet af året.

Indekseringen indgår som en del af den formue i Fonden som Fonden administrerer og investerer for at kunne generere et afkast til de lønmodtagere for hvilke, der er indefrosset midler. Det afkast Fonden genererer, vil således indgå i det beløb, som lønmodtagerne til sin tid kan få udbetalt fra Fonden.

Indbetaling til Fonden

Hvis virksomheden vælger at indbetale feriemidlerne til Fonden, i stedet for at beholde dem, vil indbetaling først kunne finde sted fra efteråret 2021.

Det er herefter muligt for en virksomhed på et hvilket som helst tidspunkt at vælge at indbetale feriemidlerne tillagt de foretagne årlige indekseringer til Fonden. Som før angivet skal der imidlertid afregnes pr. medarbejder, hvorfor der fx ikke kan foretages indbetaling af halvdelen af en konkret medarbejders indefrosne feriemidler. Virksomhederne kan således fx vælge at afregne alle indefrosne feriemidler for den enkelte medarbejder, når vedkommende fratræder.

Når en virksomhed har foretaget den fulde indbetaling af en lønmodtagers indefrosne feriemidler med tillæg af indeksering, ophører virksomhedens forpligtelser over for Fonden vedrørende den pågældende lønmodtager.


Hands on – reporting and payment of frozen holidays

The Danish act on management and administration of holiday funds receivable has now been adopted. This has given rise to a number of questions as to how employers are to handle reporting and payments, if any, to the Employees’ Holiday Fund (the Fund). We will look into these questions in this article.

Calculation of amount to be reported to the Fund

For employees taking paid holidays and who were still employed at 31 August 2020, holiday funds receivable should be calculated at 12.5% of the holiday-entitled pay earned in the period from 1 September 2019 to 31 August 2020. For pay periods across full months where the pay is not earned based on several months, the pay will be carried forward to the end date of the pay period.

The calculation made is thus the same as the one usually made for a resigning salaried employee. This also means that the holiday supplement of 1% is included in the calculated 12.5%, and consequently, the employees are not entitled to an additional 1% of the holiday-entitled pay earned in addition to the 12.5%. If a holiday supplement of more than 1% has been agreed, it will depend on a specific assessment whether the employee should otherwise be compensated for the increased part of the holiday supplement.

The calculation of 12.5% implies a need for accrual, which is e.g. particularly relevant in terms of bonus payments. Here, it must be determined whether the bonus was earned in the period from 1 September 2019 to 31 August 2020 as, if so, it should be included in the holiday-entitled pay for the period notwithstanding that the bonus is not paid out until after the end of the period.

In summary, it can be concluded that the calculation thus cannot be made solely based on data reported to e-income as the holiday-entitled pay and the pay to be /has been reported to e-income differ in several cases.

Continuous reporting and payments to FerieKonto or another private holiday fund have taken place for employees who take holiday with holiday allowance. The employer will therefore not have to make any reporting to the Fund on this group of employees as reporting and payment in such cases are the responsibility of FerieKonto or the private holiday fund, respectively.

Reporting to the Fund

Companies must report all holiday funds payable together with the number of holidays earned by the individual employee to the Fund no later than 31 December 2020. Reporting must be made through the e-income system at virk.dk on the following link.

Liquidity

It is a requirement that reporting to the Fund must be made on 31 December 2020 at the latest; however, subsequent settlement of holiday funds to the Fund is voluntary in cases where the companies have not already settled the amount to FerieKonto or a private holiday fund (for employees who receive holiday allowance as well as salaried employees who have resigned before 31 August 2020). The companies can thus choose either to pay the holiday funds earned in the transition year or keep the holiday funds in the company and then make payments regularly as the individual employees are entitled to payment of the funds from the Fund.

The companies may choose whether or not to make the payments at individual level. Therefore, they may choose e.g. to keep only the holiday funds for a particular group of employees.

Companies which choose to keep the holiday funds must confirm to the Fund each year on 31 August at the latest their continued intention to keep the holiday funds. The first confirmation must be made at the Fund’s website on 31 August 2021 at the latest.

Each year in July (first time in 2021), the companies which have decided to keep the holiday funds will receive a payment request from the Fund for holiday funds which by law are required to be paid in September for employees who have reached their retirement age in the period from 1 March in the same year until the end of February in the following year or who have received payment of their holiday funds for other reasons than having reached their retirement age, e.g. in case of death, early retirement age or emigration. An indexation is added to the amounts which the companies are requested to pay on a yearly basis to be allowed to keep the holiday funds in the company until the payment date. The Fund will send the first ordinary payment request in July and August 2021, and the yearly payment request must be paid on 1 September in the same year at the latest.

Indexation

The holiday funds will be indexed as from 1 September 2020 and up to and including the month in which the holiday funds are paid to the Fund. This means that companies which have decided to pay the holiday funds to the Fund at the first date possible (expectedly in October 2021) will have to index the holiday funds up to the date at which payment actually takes place.

The rate at which frozen holiday funds must be indexed is initially determined no later than 31 May 2021 and is applicable retrospectively for frozen holiday funds in the period 1 September 2020 to 31 May 2021.

The rate will subsequently by determined and published at Virk.dk’s self-service solution once a year.
The indexation in force retrospectively for the period 1 June in the previous year until 31 May in the current year and which applies to the frozen holiday funds is published before the end of July each year.
Holiday funds paid to the Fund during the year are indexed per month or part thereof passed until payment. A proportionate indexation will thus only be requested if frozen holiday funds are paid voluntarily during the year.

The indexation is included as part of the funds in the Fund administered and invested by the Fund to generate a return to the wage earners for which funds are frozen. The return generated by the Fund will thus be included in the amount which the wage earners eventually receive from the Fund.

Payment to the Fund

If the company decides to pay the holiday funds to the Fund instead of keeping them, the first payment cannot take place until the autumn of 2021.

Subsequently, a company can at any time decide to pay to the Fund the holiday funds inclusive of the yearly indexation. As stated above, payment must be made per employee meaning that it is not possible to e.g. pay only half of a specific employee’s frozen holiday funds. The companies can thus e.g. choose to settle all frozen holiday funds for the individual employee when the employee retires.

When a company has made payment in full of a wage earner’s frozen holiday funds inclusive of indexation, the company’s obligations towards the Fund regarding the employee in question terminate.

Andre relevante artikler

    Kontakt

    Er du interesseret i vores ydelser? Vil du lave en forespørgsel? Kontakt os via nedenstående formular og vi vender tilbage så snart vi kan. Du kan også kontakte et lokalt kontor.

      Abonner på EY's nyhedsbreve

      EY udgiver en række nyhedsbreve, der er relevante for små og mellemstore virksomheder. Nyhedsbrevene er gratis og indeholder korte artikler, der beskriver aktuelle lovkrav og udfordringer, samt fakta og inspiration til virksomhedsejere, direktører, økonomichefer m.fl. Du tilmelder dig via nedenstående link.

      Få nyheder fra EY

      Vil du have hjælp?

      Hvordan kan du udvikle din virksomhed?

      Vi har lang erfaring med de udfordringer, som du og din virksomhed står overfor - uanset om der er tale om revision, regnskab, skat eller anden rådgivning.